Quá trình lập kế hoạch và tổ chức cuộc họp

 Ví dụ này bao gồm bốn cuộc họp về kế hoạch và phát triển các kế hoạch chiến lược tối ưu. Sau đó cuộc họp này sẽ được chuyển sang kế hoạch hàng năm. 

Quá trình lập kế hoạch và tổ chức cuộc họp.

Diễn biến

- Kế hoạch bắt đầu với cuộc họp cùng ban quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị sẽ giới thiệu và trình bày về kết quả công ty thu được từ kế hoạch chiến lược, các điều tra tổng quát về quá trình lập lế hoạch và những người trong đội dự án. Tóm lại sau đó công ty triển khai bước tiếp theo của kế hoạch, thảo luận về khả năng đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ….hay xác định các mục tiêu chiến lược cần phát triển (mục tiêu hay còn gọi là dự án). Các nhà lập kế hoạch phải nghiên cứu kỹ các chiến lược trước buổi họp.

- Buổi họp tiếp theo tập trung vào việc lập các phương pháp cho mỗi mục tiêu. Để chuẩn bị cho buổi họp này một tiểu ban chịu trách nhiệm trong khâu chuẩn bị tài liệu bao gồm những nhiệm vụ, mục tiêu trước mắt cùng với mục tiêu và kế hoạch chiến lược. Tài liệu này sẽ được phát cho mọi người trong buổi họp tới.

- Trong buổi họp tiếp theo các nhà lập kế hoạch trao đổi ý kiến phản hồi về tài liệu kế hoạch bao gồm nội dung và cách thức tiến hành. Nó được ghi trong tài liệu và phát trong buổi họp sắp tới.

- Trong buổi họp tới không yêu cầu phải quá tập trung vào kế hoạch ví dụ như tài liệu ban quản trị duyệt trong cuộc họp ban quản trị thường kỳ.

- Như ví dụ trên đã đề cập, các tiểu ban phải có trách nhiệm thu thập thông tin rồi phân loại để phát trước buổi họp.

- Cũng cần lưu ý rằng, dựa trên cơ sở tài liệu, mọi người sẽ đưa ra kế hoạch hàng năm bao gồm chi tiết các kế hoạch cần thực hiện trong năm tới, những ai có trách nhiệm thi hành và tiến hành khi nào

- Dù công ty quan tâm đến kế hoạch chiến lược nhưng mọi người vẫn phải sắp xếp thời gian để tham dự các cuộc họp thường xuyên. Việc sắp xếp này căn cứ vào các cuộc họp được tổ chức hợp lý thời lượng ngắn nhưng hiệu quả còn hơn các cuộc họp dài mà kém chất lượng. Ngoài ra nó còn truyền tải được hết yêu cầu của cuộc họp.

>>> Tham khảo thêm: Lời khuyên để chọn ghế họp văn phòng đúng chuẩn

Liên hệ với sự thay đổi kinh doanh, việc thiết lập lại quá trình kinh doanh

Nhân tố thành công chủ chốt cho nỗ lực thanh đổi sẽ là tầm nhìn của bạn, và tầm nhìn đó đóng góp vào kế hoạch dài hạn cho tổ chức của bạn như thế nào. Liên hệ với hình ảnh trong tương lai, kèm theo những kế hoạch cụ thể, từng bước cũng là yếu tố cơ bản để thay đổi sự quản lý. Nếu tôi bị buộc phải giảm những nhân tố trên xuống còn ba, thì sẽ là: Trách nhiệm hỗ trợ quản lý cao nhất, tầm nhìn tương lai có sức thu hút cao và sự thay đổi quản lý.

Bạn cũng cần kết nối những kế hoạch và tầm nhìn với biện pháp thành công của mình, Tầm nhìn của bạn là xuất phát điểm cho việc đặt ra mục tiêu, phản ánh trong phương pháp tiếp cận mà lần đầu tiên được người Nhật sử dụng, gọi là “kế hoạch Hoshin”.

Trong quá trình này, ghi nhớ rằng tầm nhìn của bạn sẽ chi phối tiến trình kế hoạch và là gốc rễ của những mục tiêu ngắn hoặc dài hạn mà từ đó bạn có thể tính toán được sự thành công cho sự thay đổi ban đầu.

Kết luận: Những tổ chức không muốn tiếp tục đối chọi nữa và muốn mang lại sự phối hợp xung quanh những công việc cải tiến ban đầu đều đòi hỏi phải có tầm nhìn và kế hoạch chiến lược. Bước đầu tiên để có được nó nhận diện được những rào cản, và làm rõ được những hành động cần thiết để phá vỡ rào cản. Đối với từng rào cản thì liệu pháp lại khác nhau, và sự nhận diện đúng những rào cản đó là một bước khởi đầu đầy quan trọng. Trong trường hợp thay đổi phương hướng kinh doanh, thành công hay thất bại sẽ phụ thuộc vào sự hiệu quả và sức mạnh của tầm nhìn và kế hoạch chiến lược.

=> Xem thêm: Tất tần tật những kiến thức về thiết kế phòng họp ai cũng biết